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キャリア リーダー

【長時間労働】残業が多い職場についての考察

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うちの職場、毎日残業が多くて…、年休の取得も自由にできないんです・・

こんな悩みを持っている方多いと思います。残業が多い職場=ダメな職場なので、すぐに転職しよう!みたいに考える人もいるようですが、そんなことはありません。とても浅はかな考えなので、すぐにやめましょう。残業が多い理由は本当に様々で、職場によって異なっていると思います。しかし、根本的にはいくつかの要素に分類されると考えます。私が経験し感じている要素についてあげてみます。

 

要素1 業務レベルが発展途上

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職場やチームといった組織で何らかの業務やサービスを新たに開始することを考えてください。例えば、新たなWebサービスの運営を開始するみたいなことです。そうしたときに、サービスを立ち上げた瞬間から最高に効率化した状態で業務を行うことは可能でしょうか? まず不可能だと思います。よっぽどノウハウがある領域を横展開する(例えばファミマの店長経験がある人が新店舗を開店するとか)場合であれば、もしかすると最初から高品質な業務パフォーマンスを発揮することができるかもしれませんが、普通は無理です。それは、計画通りにいかないこと、やってみないと分らないことが必ず存在するからです。これが業務の立ち上げ期です。業務の立ち上げ期では、新たな業務を何が何でも軌道に乗せようと組織は動きます。効率的ではない作業であったり、計画外の作業が発生することが多い時期で、残業も多くなる時期です。

立ち上げ期の後は、業務運営における必要な作業が具体的になり、その作業をきっちりやっていこうという流れになります。不足していた業務マニュアルの作成だったりがされる時期です。これが業務の安定化期です。立ち上げ期が必要な作業の洗い出し、安定化期が必要な作業のきっちりとした定義化です。安定化期においても、やはり残業は多いです。業務運営を最優先に考え、業務効率を二の次にしているためです。

業務運営が成熟してくると、やっと業務の効率化期となります。この時期になってくるとサービス品質が安定しているので、いかに業務を効率化させて、あまった資産を次の投資に回すかといった考えになります。安定化期で定義した業務プロセスに対して、効率化を検討し、順次実行に移していくという効率化プロセスを実行することになります。効率化プロセスを繰り返すことで、業務は改善され、業務量が適正になっていきます。

ちょっと長くなってしまったので、まとめます。

  • 業務はいきなり効率的に実行することは不可能
  • 一般的には、立ち上げ→安定化→効率化の流れとなる
  • 立ち上げ、安定化の段階は高稼働となる

要素2 分業ができていない

会社の一番のメリットである作業分担。これが不十分な組織は意外と多いと感じます。例えば会議。誰がどの会議に出席するか不明確であるために、すべての会議にリーダーもメンバーもみんなで参加するみたいな職場、けっこう多いです。欧米だと部下を引き連れて会議に参加する上司は評価されません。部下にも一緒に話を聞いておいてもらおうみたいな考えは日本ユニークです。欧米ですと、上司から決定事項や必要事項のみを伝えられるのです。部下なのですから。例えばドキュメント作成。作成したドキュメントの承認ルールとか不明確であることが多いです。誰が作成し、誰が確認してOKとするのか。ここが決まっていないと、いろんな人の意見に振り回されてしまい、いつまで経っても完成しない状態となってしまいます。

 

要素3 作業の目的を理解していない

 

たぶん新人だったリメンバー相当の方に最も多いのですが、作業に対する理解が曖昧で、良かれと思ってやったことがまったくの見当違いだったりして、無駄な作業を行ってしまう悪循環に陥ってしまうことです。作業の目的をきちんと理解できていれば、その目的に向かって進めることができ、手戻りを防ぐことができます。なので、作業着手時の目的の共有が非常に重要になります。

とはいっても、出世していくにつれて、上司からの依頼はどんどん抽象的になっていきます。上司の抽象的な指示の目的をバチっと合わせるのは非常に難しいです。こんなときは、ドラフトベースのディスカッションが効果的です。上司の指示が抽象的である理由の1つに、上司自身もどうしたらよいのか解かっていないというものがあります。手書きでもよいのでドラフトを作成し、こんな感じで進めます!こう進めればこんな効果があります!その根拠はこれです!みたいな話をして上司のイメージを固めながら、最終アウトプットを作成していくという流れに持っていければベストです。

-キャリア, リーダー

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