【会議】会議を効率化する11の方法!

投稿者: | 2017年6月7日

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効率的に会議していますか?

やたら会議が多くて、打ち合わせだけで気づけば定時過ぎてたみたいなことありませんか?その会議は本当にあなたが出席するべきでしょうか?効率的、かつ計画的に会議を進行できていますか?

私自身も進行がいまいちな会議に出会ったり、意思決定プロセスが曖昧なために、なかなか物事を決定することができず、無駄に会議時間が延びるような会議に出席したことが何度もあります。そういう会議って、会議の雰囲気も倦怠感が漂っており、なにも決まらないのに本当に疲れますよね。

会議を効率的に運営し、効率を高めるためにすべき、11の方法を考えてみました。

①会議のアジェンダを事前に作成する。

少なくとも会議の前日には、会議で話すべき内容を一覧化し、決めるべきこと、相談したいことを明確にしましょう。この際、議題だけでなく、決定したいのか、相談したいのか、意見を求めたいのか明確にできるとよいです。

②関係者へ求めていることを明確にして会議の事前周知する。

文章化したアジェンダを関係者に事前に周知しましょう。周知の際には、関係者に求めていることを明確に伝えましょう。「○○について××の方向で考えているが、△△の観点で懸念があるので意見が欲しい」みたいなイメージです。関係者からると、求められていることの判断に自分が適任なのか判断することができます。自分が適任でないと事前に判断することができれば、適任な人をアサインし直すことができ、会議をやってみたものの関係者が不在で何も進まなかったみたいな失敗を防ぐことができます。

③事前に会議の作戦を立てる

例えば何かの価格交渉をしていて、相手との落としどころを決めたいとします。そうした場合、事前に相手の言い分を何パターンか想定し、このパターンであれば、こういう方向で話をしようと事前に決めておくと相手の言い分に対して戸惑ったりせず、決定まで持っていくことがスムーズにできるようになります。100万円以下であれば即決しよう。200万円までなら付加価値(おまけ)をどこまでつけてくれるか調整しよう。300万円以上であれば持ち帰ろう。みたいなイメージです。

④会議の時間は1時間以内としよう

人間の集中力が持つのは50分間である。

アイスブレイクなどの時間を会議前後に持つことを考慮して、会議は1時間以内で設定しよう。実際に会議の内容を議論する時間は50分で計画し、残りの10分は挨拶や会議の振り返りなどの時間で計画しよう。

⑤会議の開始時間を守ろう

会議は時間通りに始めよう。そのために可能であれば開始時間前に会議室のセッティングを行い、関係者が到着後、すぐに会議が開始できるようにしよう。時間通りに開始することは、1つの会議を個別に見るとそこまで効果はないかもしれないが、時間通りに実施する姿勢を繰り返すことで、組織内に時間を守ろうという意識が芽生えてくる。

⑥会議の内容に入る前にアジェンダと時間配分を意識合わせしよう

本日の会議は何時までで、〇〇を目的としており、アジェンダはこのようになっています。時間配分はこのようにします。といった会議の計画(アジェンダと時間配分)を会議の出席者全員で意識合わせした後に議題に入ろう。

⑦会議の冒頭で前回議事録の確認をしよう

継続して実施している会議などでは、同じ議論を何度も何度もするみたいなことになりがちです。同じ議論を避けるために、前回議事録の決定事項や課題事項を今回会議の冒頭で読み合わせしましょう。週次くらいの開催頻度の会議であれば、前回議事録の確認は5分程度で十分だと思います。あまり時間はかからず、効果が高いのでぜひ実施するようにしましょう。

⑧議論が長引く議題は仕切り直ししよう

いくら計画を立てても、計画通りに進まず、議論が長時間化してしまうことがあります。その際は、いったん議論を中断して、他の議題を優先して議論しましょう。議論を中断した議題については別打ち合わせの場で検討する方向で調整しましょう。その際、今回の会議で決められなかった理由を話し合い、不足していた点を宿題として各自持ち帰りし、次回会議に持ち寄るように仕切り直しの計画をしましょう。

⑨会議の宿題事項は担当者と期限を必ず設定しよう

会議の場では決定できず持ち帰りになることは当然あります。宿題事項が生じた際には、バイネームで担当者を割り振りし、期限を設定しましょう。期限については押し付けるのではなく、担当者自身に決めてもらうのが好ましいです。

⑩会議の終わりに決定事項と宿題事項の振り返りをしよう

会議の終わりに、その会議で決定したことと、宿題事項の確認をしましょう。参加メンバの意識統一を図ることができます。振り返りを疎かにすると、宿題担当に割り振られたにも関わらず、宿題の内容の理解が誤っていて、うまく対応できないみたいな手戻りが発生したりします。

振り返りも5分程度で実施可能ですので、必ず会議終わりには振り返りをするようにしましょう。

⑪会議の議事録はすぐ送ろう

鉄は熱いうちに打てというように、会議においても、みなの記憶が新しいうちに、議事録を作成して周知した方が効果が高いです。できれば当日中、厳しいようなら翌日には周知できるとよいです。会議中にノートPCで議事録をとるなどすると、効率的に議事録作成が可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。いきなり全て実施するのは難しいと思いますが、手をつけやすいものから実施していくとよいかと思います。

会議を効率的に運営したい!というのは会議出席メンバ全員が思っている課題のはずです。なので、思い切って効率化のために動いてみましょう!そうすれば周囲も協力してくれるのではないかと思います。

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